Wenn ich nochmal bei Null anfangen müsste — 6 Dinge über Organisation, die ich gerne früher gewusst hätte

Ich bin ehrlich gesagt nicht der Mensch, der von Natur aus ordentlich ist. Mein Kinderzimmer war immer das reinste Chaos und mein Kopf gefühlt auch. Ich hab wirklich alles ausprobiert. Apps, Pinterest-Ideen, hübsche Binder und irgendwelche Systeme, die online total gut funktioniert haben. Ich fand das alles auch schön und hab mich da manchmal komplett drin verloren.

Das Problem war nur: Es hat bei mir nie lange gehalten. Ich dachte dann immer, ich zieh das einfach nicht durch oder mir fehlt die Disziplin dafür. Heute sehe ich das ganz anders. Ich glaube nicht, dass mir Disziplin gefehlt hat. Mir hat einfach ein System für Organisation gefehlt, das zu meinem Alltag passt.

Und viele Dinge, die ich heute ganz selbstverständlich mache, musste ich mir über die Jahre erst selbst beibringen. Manche davon hätten mir wirklich viel Stress erspart, wenn ich sie früher gewusst hätte.

Diese sechs Dinge gehören definitiv dazu.

1. Alles braucht einen Posteingang

Ich hab jahrelang meinen Mail-Posteingang einfach vollwerden lassen. Hunderte Mails, irgendwo dazwischen die wichtigen Dinge und ich hab nie wirklich gecheckt, dass ein Posteingang eigentlich ein Eingang ist. Kein Lager.

Irgendwann hatte ich so einen Klick-Moment: Ich geh auch nicht zum Briefkasten, lese die Post und pack sie danach wieder rein. Warum mache ich das bei Mails?

Seitdem behandle ich meinen Posteingang wie meinen Briefkasten. Was erledigt ist, wird archiviert. Was noch offen ist, landet direkt per Drag and Drop in meiner Erinnerungs-App.

Ich hab das mal auf YouTube gesehen und da wurde das als PARA-Methode bezeichnet. Ehrlich gesagt wusste ich vorher gar nicht, dass das einen Namen hat. Ich fand den Gedanken einfach total logisch und hab das nach und nach für mich übernommen.

2. Speichern ist nicht gleich Organisieren

Ich wusste immer: Ich hab's irgendwo.

Das war wirklich mein System. Irgendwo in einer Umzugskiste, irgendwo in einem Ordner, irgendwo auf dem Handy gespeichert.

Ich glaube, das ist auch so ein Millennial-Ding. Unsere Eltern hatten ihre Papierordner und fertig. Wir sind irgendwo zwischen Papier und Digital groß geworden und mussten plötzlich beides gleichzeitig organisieren.

Heute hab ich zu allen wichtigen Dingen die Infos, die ich wirklich brauche, an einem Ort. Nicht den kompletten Vertrag, sondern die Sachen, die man ständig sucht. Kundennummer, Ansprechpartner, was überhaupt versichert ist.

Einmal aufgeschrieben und ich muss nicht jedes Mal wieder von vorne anfangen.

3. Ordnungsmythos

Ich hatte früher auch Ordner. Alles abgeheftet, alles irgendwie sortiert. Und trotzdem wusste ich manchmal nicht mehr genau, was ich eigentlich alles habe.

Als die PV-Anlage aufs Dach kam, saß ich irgendwann da und dachte: Ist die eigentlich schon mitversichert? Ist das Dach jetzt abgesichert oder nicht? Welches Paket hab ich damals überhaupt abgeschlossen?

Man schließt so eine Versicherung einmal ab und schaut danach gefühlt nie wieder rein.

Heute hab ich in Notion einfach eine Übersicht. Kein kompletter Vertrag, nur die wichtigsten Infos. Wenn mal etwas ist, muss ich nicht erst einen Ordner suchen oder zwanzig Seiten lesen. Für mich ist das der Unterschied zwischen Ordnung und Überblick.

4. Ordner sind heute mein Archiv

Ich hefte immer noch ab. Lohnabrechnungen, Nebenkostenabrechnungen oder Schreiben vom Finanzamt kommen ganz normal in den Ordner.

Aber mein Alltag läuft digital.

Die Ordner im Regal sind für mich eher ein Archiv. Gut zu wissen, dass sie da sind, aber ich muss da kaum noch ran.

Wenn Post reinkommt, gibt es eigentlich nur drei Möglichkeiten: erledigen, ablegen oder archivieren. Mehr braucht mein Kopf gar nicht.

5. Nicht hinterher, sondern vorher

Früher hab ich mitten im Monat aufs Konto geschaut, dreihundert Euro gesehen und gedacht: Läuft doch. Und dann stand da noch irgendwo vorgemerkt und ich wusste schon, dass das wieder nichts wird.

Ich wusste nie vorher, ob ich mir etwas leisten kann. Immer erst danach.

Das hat sich für mich erst wirklich verändert, als ich angefangen hab die Umschlagmethode digital umzusetzen. Also nicht mehr mit Bargeld und Umschlägen, sondern in Notion. Ich hab mir Töpfe angelegt, Kategorien, einen Plan für den Monat. Und auf einmal wusste ich vorher was geht und was nicht. Nicht weil ich plötzlich mehr verdient hab, sondern weil ich endlich den Überblick hatte.

Heute ist vieles verplant. Ich weiß, wofür Geld da ist und wofür nicht. Und wenn ich mal mehr ausgebe, dann ist das meine Entscheidung und keine Überraschung.

Das klingt vielleicht trocken, aber für mich fühlt sich das nach Freiheit an.

6. Organisation lernt man nicht an einem Tag

Hätte mir das jemand vor ein paar Jahren erzählt, ich hätte das wahrscheinlich selbst nicht geglaubt. Ich, mit Struktur und System.

Meine Mama würde wahrscheinlich heute noch denken: Was ist denn mit ihr passiert? Ich glaube aber wirklich, dass das Außen oft auch das Innen widerspiegelt.

Mein Kinderzimmer war chaotisch und mein Kopf irgendwie auch. Und ich hab lange gebraucht, bis ich verstanden habe, dass ich vielleicht einfach andere Lösungen brauche als Menschen, denen Struktur leichtfällt. Ich hab viele Apps ausprobiert, viele Fehler gemacht und viele Dinge getestet, die einfach nur schön aussahen. Und irgendwann hat sich ein System entwickelt, das wirklich zu meinem Alltag passt.

Das Wichtigste, was ich dabei gelernt habe:

Es muss nicht perfekt aussehen.

Es muss dir helfen.

Und wenn beides zusammenkommt, ist das natürlich super. Aber im Zweifel gewinnt immer das System, das dir im Alltag wirklich Arbeit abnimmt. Auch wenn es auf Pinterest niemand abspeichern würde.